Edustus-, neuvottelu- vai virkistyskulu?

Joululahjat

Työnantaja voi muistaa työntekijöitään joululahjoilla. Lahjat ovat vähennyskelpoisia yrityksen tuloverotuksessa ja verovapaita saajalleen. Arvonlisäverotuksessa joululahjat ovat kuitenkin vähennyskelvottomia, sillä ne ovat tarkoitettu yksityiseen kulutukseen. Verovapauden edellytyksenä on, että etu on kollektiivinen, eli koko henkilöstön saatavissa ja arvoltaan vähäinen. Verohallinnon ohjeen mukaan alle 100 € arvoiset lahjat ovat arvoltaan vähäisiä. Huomio kuitenkin siinä, että jos työnantaja antaa työntekijöille muutamia vähäisiä lahjoja vuodessa, näiden yhteenlaskettu arvo voi olla korkeintaan 100 euroa. Sadan euron raja ei siis koske yksittäistä lahjaa vaan kaikkia vuoden aikana annettuja lahjoja. Lahja voi olla esimerkiksi esine, pääsylippu, palvelu tai yksilöity lahjakortti. Työnantaja voi myös tarjota erilaisia vaihtoehtoja, joista työntekijä valitsee mieluisimman. Rahana tai rahaan verrattavana suorituksena annetut lahjat ovat kuitenkin aina työntekijän palkkaa.

Pikkujoulut tai muut juhlat

Työnantaja voi järjestää henkilöstölleen juhlatilaisuuksia, kuten pikkujouluja tai kesäjuhlia. Näistä aiheutuvat kulut ovat pääsääntöisesti vähennyskelpoisia yrityksen tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa, sekä samalla työntekijöille verovapaita. Edellytyksenä tässäkin on edun tavanomaisuus ja kohtuullisuus, sekä kollektiivisuus. Henkilökunnan virkistystilaisuuksien lisäksi voidaan järjestää tilaisuuksia, jotka ovat luonteeltaan osin virkistystä ja osin edustusta tai kokonaan edustamista. Tämä vaikuttaa menon vähennysoikeuteen yrityksen verotuksessa. Edellä mainittu tilanne syntyy esimerkiksi silloin, kun yritys järjestää juhlat, joihin osallistuu henkilökunnan lisäksi myös liikekumppaneita. Mikäli henkilökunta on tällaisessa tilaisuudessa aidosti virkistäytymässä ja juhlat täyttää virkistystilaisuuksille asetetut kriteerit, tilaisuudesta aiheutuvat menot ovat tältä osin vähennyskelpoisia yrityksen tulo- ja arvonlisäverotuksessa eikä osallistumisesta synny veronalaista etua henkilöstölle. Liikekumppanien osalta kyse on edustustilaisuudesta ja heidän osallistumisestaan syntyneistä menoista yritys voi vähentää tuloverotuksessa vain puolet eikä kulu ole arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoinen.

Kerrataan vielä, edustus-, neuvottelu- ja virkistyskulut

Edustuskuluilla tarkoitetaan kuluja, jotka syntyvät, kun pyritään hankkimaan uusia liikesuhteita tai parantamaan jo olemassa olevia suhteita. Tunnusmerkkinä edustuskuluille on se, että ne suuntautuvat aina yrityksen ulkopuolelle ja aiheutuvat vieraanvaraisuudesta ulkopuolisia tahoja kohtaan. Edustuskulut ovat arvonlisäverotuksessa vähennyskelvottomia ja tuloverotuksessakin vain puoliksi vähennyskelpoisia. Yrityksen sisäisistä palavereista johtuneet menot eivät ole edustusmenoja vaan neuvottelukuluja. Myös muiden asiantuntijoiden, kuten viranomaisten tai tilintarkastajan ja asiakkaiden kanssa käytyjen neuvottelujen yhteydessä syntyneet menot ovat luonteeltaan neuvottelukuluja, mikäli kulut aiheutuvat vähäisestä ja tavanomaisesta tarjoilusta, kuten lounaasta, eivätkä kulut täten ole erityistä vieraanvaraisuutta tai huomaavaisuutta. Neuvottelukulut ovat täysin vähennyskelpoisia niin tulo- kuin arvonlisäverotuksessa. Rajanveto näiden kahden kulutyypin välillä on ajoittain vaikeaa. Hyvä nyrkkisääntö rajanvetoon näiden kahden välillä on: Juoma kylmänä ja ruoka kuumana on edustusta ja Juoma kuumana ja ruoka kylmänä on neuvottelua.

Virkistyskulut

Työnantajan järjestämä tavanomainen ja kohtuullinen, koko henkilökunnalle suunnattu virkistys- ja harrastustoiminta on työntekijöille verovapaata. Virkistys- ja harrastustoiminnalla tarkoitetaan työnantajan etua silmällä pitäen toteutettavaa, koko henkilöstön viihtyvyyttä ja suorituskykyä tai työpaikan ihmissuhteita ylläpitävää ja parantavaa toimintaa. Virkistys- ja harrastustoiminnan tulee olla työnantajan järjestämää, jotta se on työntekijöille verovapaata. Eli työnantaja valitsee virkistys- ja harrastustoiminnan tavan ja paikan. Tämä voidaan järjestää myös ulkopuolisen toimittajan kautta suorittamalla virkistys- ja harrastustoiminnasta aiheutuvat maksut suoraan tällaiselle taholle. Työntekijä voi tällaisessa tilanteessa valita työnantajan valitsemista virkistys- ja harrastustoimintapaikoista itselleen sopivan paikan ja toiminnan ajankohdan. Edellä mainitun lisäksi työnantaja voi antaa työntekijöilleen niin sanotun liikunta- ja kulttuuriedun, jossa työntekijä voi valita mihin ja milloin tämän edun käyttää. Etu on verovapaa, mikäli se on enintään 400 euroa vuodessa. Tyypillisin toteutustapa on erilaiset liikunta- ja kulttuurisetelit, joille työnantaja lataa saldoa vuosittain. Huomiona kuitenkin, että työntekijöiden harrastuskuluja ei voida korvata kuitteja vastaan verovapaana liikuntaetuna, vaan tällöin kyseessä on aina veronalainen palkka.